nyheder fra iEDI

Guide til valg af EDI system

iEDI

København

18/01/2021

Der er mange forskellige EDI systemer, der dækker forskellige behov, og det er derfor vigtigt at gøre sig overvejelser over, hvilke forventninger og ønsker man har til sit EDI system.
Denne guide har til formål at sætte dine tanker i gang vedr. dine behov, dine ønsker til elektronisk samhandel samt hvilke kompetencer og eksisterende ressourcer du har til rådighed i dag, således at du investerer i det rette EDI system.

Behovsafdækning

Start med at afgøre det behov du vil have dækket.

Samhandel

Hvilken type samhandel ønsker du at automatisere - er det kreditor eller debitor funktioner?
Såfremt det er dine kunder, du ønsker at tilbyde EDI, skal du påregne at kunne sende flere formater.

Nogle kunder ønsker måske OIOUBL ligesom offentlige kunder, andre bruger EDIFACT eller PEPPOL. Du kan læse mere om de forskellige EDI standarder og hvem, som regel, bruger hvad i vores anden guide “Hvad er EDI?”.

Vores anbefaling er:

Ønsker du f.eks. at modtage fakturaer via EDI fra dine leverandører, er der 3 metoder, du kan overveje:

  1. Benyt en VANS løsning & kræv af dine leverandører at de skal levere EDI efter dine anvisninger
  2. Benyt en fleksibel løsning for at få integreret mange leverandører
  3. Benyt en Enterprise løsning hvis du vil have alle integreret

Den første løsning er den billigste, men leverandører har ofte svært ved at levere nøjagtigt dit EDI. Husk på at leverandøren har mange andre kunder, og disse beder sikkert om en anden slags EDI end dig.

Den anden løsning er fleksibel nok til at give dine leverandører større mulighed for valg af EDI. Dette gælder også valg af kommunikationsprotokol, hvor mange vælger den gratis FTP metode.

Den sidste metode er dyrere i drift, men tjener sig selv hjem ved besparelser i interne processer.
Ved at alle leverandører leverer elektroniske bilag, slipper kreditorbogholderiet for at taste disse. Priskontrollen kan også lettes ved at sammenligne EDI’en med den ordre, der udløste fakturaen.

Kompetencer

Efter at have afdækket dine eller virksomhedens behov, er det relevant at kigge på eksisterende kompetencer.

Vær opmærksom på, at når du lægger en aggressiv EDI politik, belaster du din IT afdeling mere. Det er derfor vigtigt at have det nødvendige personale til rådighed.

Benyt eventuelt en kombination af internt personale med en ekstern EDI konsulent til support.

Hvis du vælger en selvbetjeningsløsning, er det vigtigt at uddanne en eller flere personer til at kunne varetage denne, så virksomheden er dækket i ferie- og sygdomsperioder.

Strategi

Opstil nogle succeskriterier for virksomheden med de muligheder EDI giver.

Her er nogle stikord:

Vores generelle råd er:

  1. Giv dine kunder nogle valgmuligheder for at integrere med dig - mange kunder handler der hvor det virker.
  2. Opret en kravspecifikation inden du kaster dig ud i automatisering af indkøbsprocesser. EDI modtagelse virker kun hvis afsenderen overholder dine krav. Oprethold en klar politik på området og lad gerne dine leverandører skrive under på denne.
  3. Husk at EDI er en besparelse- og en effektuering på alle områder. Lad dig ikke slå ud af EDI omkostninger og lignende - få hellere tingene gjort i en fart.
  4. Værn om dine EDI kompetencer både interne og eksterne - de er svære at få fat på.

Læs også:

Hvad er EDI?
Få dine leverandører i gang med EDI hurtigt og billigt

Følg os:

Kontakt iEDI

iEDI.online
Bybjergvej 14
DK-3060 Espergærde, Danmark
Tlf. (+45) 4917-5243

iEDI er udviklet af D.U.C, som med sine 18 år i branchen er en markant udbyder af EDI i Danmark, Europa & andre steder i verden. iEDI netværket har knudepunkter i Danmark, Norge, Sverige, Tyskland, Holland, Singapore, England, Brasillien, Australien, USA og Canada
iEDI dækker hele verden fra disse knudepunkter.

© 2001-2021 iEDI.online
CVR DK26164672, Tlf. +45 4917 5243, Email: info@iedi.online, Helpdesk: helpdesk@iedi.online, Web: https://iedi.online